Всё об электронных транспортных накладных с 2022 года: кто обязан применять и когда

С 2022 года участники грузоперевозок могут подключиться к государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) и оформлять транспортные накладные в цифровом формате. Рассказываем, зачем и кому это нужно, как подготовиться к переходу на «цифру».

С чего началось и зачем нужны ЭТрН

В октябре 2020 года Минтранс запустил эксперимент по переводу бумажных перевозочных документов в электронный формат. Он коснулся и транспортных накладных. Отправители грузов, перевозчики и грузополучатели оформляли и подписывали документы через операторов электронного документооборота (ЭДО). А ГИБДД и Ространснадзор контролировали процесс через тестовую информационную систему. Были разработаны правила обмена и экспериментальные формы электронных документов — транспортной накладной и путевого листа.

Эксперимент завершился успешно, поэтому Минтранс инициировал масштабный переход на ЭДО, который коснётся всех юрлиц, связанных с грузоперевозками.

Бизнес начал подключаться к системе с 1 января 2022 года. Не исключено, что и правила обмена электронными документами будут дорабатываться и совершенствоваться.

Также планируется, что переход на электронные документы сократит количество выездных проверок контролирующих органов и нагрузку на бизнес. Надзорные ведомства увидят данные о перевозке после того, как компания разместит накладную в ГИС ЭПД, а водитель подтвердит приёмку груза. Как действует схема передачи электронных документов

Бизнес не будет напрямую работать в ГИС ЭПД. Посредниками между ними выступят операторы электронного документооборота. Оформлять и отправлять документы нужно будет с помощью решений этих операторов. Бизнес сможет подключиться только к тем операторам и использовать только те решения, которые одобрит Минтранс.

Примерная схема взаимодействия участников ЭДО:

1. Грузоотправитель создаёт транспортную накладную на платформе оператора ЭДО или в своей учётной системе, если она интегрирована с платформой оператора. Ответственное за отгрузку лицо подписывает накладную квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через оператора ЭДО отправляет в ГИС ЭПД.

2. Система отправляет ЭТрН перевозчику и грузополучателю.

3. Водитель при приёме груза к перевозке открывает приложение на телефоне или планшете, находит нужный документ и подтверждает приёмку, подписав документ простой электронной подписью (ПЭП). Если есть замечания, указывает их.

4. Грузополучатель принимает товар, находит транспортную накладную в учётной системе, подтверждает приёмку и подписывает ЭТрН. При этом он может сделать замечания, указать их в комментарии при приёмке.

5. Водитель подтверждает передачу груза в приложении с помощью ПЭП.

6. Система отправляет подписанную накладную грузоотправителю и перевозчику, которые также ставят свои КЭП и завершают документооборот.

Что представляет собой электронная транспортная накладная

Это аналог обычной транспортной накладной, созданный в специальной системе и заверенный квалифицированной электронной подписью. Его не надо распечатывать на бумаге.

Предназначение электронных транспортных накладных (ЭТрН) то же, что у бумажного документа. Первое — подтверждение заключения договора на транспортно-экспедиторские услуги. Второе — подтверждение расходов на логистические услуги.

Эксперимент помог отработать базовые сценарии оформления и обмена электронной накладной. Необходимые форматы ЭТрН, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда уже утверждены Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Кто обязан применять электронную транспортную накладную

С 1 января 2022 года юридические лица и ИП, которые так или иначе связаны с грузоперевозками, смогут плавно подключаться к ГИС ЭПД. Это грузоотправители, грузополучатели, логистические компании, фрахтовщики, фрахтователи.

Что касается обязательного обмена электронными транспортными накладными, то планируется, что такая обязанность наступит с 1 января 2023 года. До этого момента участники системы могут создавать и отправлять ЭТрН на добровольной основе.

Когда не надо оформлять ЭТрН

Документ не создают, если:

• товар доставляет сам продавец без привлечения перевозчика, стоимость доставки в договоре включена в стоимость продукции, а товар передан в собственность покупателю на складе грузополучателя;

• покупатель перевозит товар собственным транспортом.

Что нужно сделать для обмена ЭТрН

1. Получить сертификат КЭП для уполномоченных лиц.

Специалисты, которые будут подписывать ЭТрН от лица компании, должны получить сертификат КЭП на уполномоченного сотрудника. Это может быть кладовщик, менеджер по логистике. Такие сертификаты выдают аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ), можно получить в АО «НТЦ СТЭК».

Кроме неё нужен защищённый носитель и программное обеспечение, например, Криптопро CSP.

Все можно будет приобрести в АО «НТЦ СТЭК».

2. Подключиться к оператору ЭПД.

Оператор будет обрабатывать и передавать электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД. Минтранс определит перечень таких операторов и занесёт в специальный реестр. Принцип работы в сервисах провайдеров зависит от интеграционного решения.

Если вы уже используете какие-то решения для ЭДО или учётную систему, сообщите об этом оператору. Он оценит, возможна ли интеграция с его платформой, сроки и стоимость внедрения ЭТрН. Если интеграция возможна, вы сможете работать электронными транспортными накладными в интерфейсе своей учётной системы. Если нет, то оператор предоставит вам свое решение.

3. Приобрести технические средства.

Сотрудникам, которые будут принимать, перевозить и отгружать товар, нужен смартфон или планшет с доступом к ЭДО. Также необходим тариф с мобильным интернетом у провайдера сотовой связи.

Данные решения находятся в разработке и будут реализованы в 4квартале 2022г.