Закладка «Электронный документооборот»

<< Щелкните, чтобы отобразить содержание >>

Навигация  Настройка программы > Настройка параметров системы >

Закладка «Электронный документооборот»

В данном разделе приведено описание следующих параметров:

Выгружать поступившие сообщения в папку «Входящие»;

Распределять по папкам;

Выгружать служебные документы (подтверждения, уведомления, уточнения и т.д.);

Автоматическая отправка документов;

Удалять файлы после подготовки к отправке (остаются в ПП «СТЭК - СТРАСТ», но удаляются из папки);

Папка для сохранения входящих документов;

Папка для отправки исходящих документов;

Автоматическая подготовка с/ф к отправке;

Удалять файлы с/ф после подготовки к отправке (остаются в ПП «СТЭК - СТРАСТ», но удаляются из папки);

Папка для сохранения входящих с/ф;

Папка для отправки исходящих счетов-фактур.

На закладке «Электронный документооборот» настраиваются каталоги для входящих и исходящих сообщений, а так же параметры для автоматизации работы с электронным документооборотом. Данная закладка доступна пользователю только в том случае, если в программе «СТЭК - ТРАСТ» зарегистрирован абонент и на сервере Оператора ЭДО и зарегистрировано соответствующее направление (ЭДО).

115
Закладка «Параметры документооборота для ЭДО»

Для автоматизации процесса подготовки к отправке контрагентам, пользователь может настроить следующие параметры:

Выгружать поступившие сообщения в папку «Входящие»

Если установить галочку «Выгружать поступившие сообщения в папку «Входящие»», то при получении сообщения программа автоматически будет выкладывать файлы во вложении в указанный каталог.

ВАЖНО!

Для автоматической выгрузки необходимо указать каталог для выгрузки входящих документов.

Если в меню «Сервис» – «Параметры системы» – «Электронный документооборот» – «Папка для входящих сообщений (писем)» не указать каталог, но установить галочку в поле «Выгружать поступившие сообщения в папку «Входящие»», то при нажатии кнопки «Сохранить» появится окно с предупреждением о том, что каталог не указан. Закрыть окно «Параметры системы» по кнопке «Сохранить» можно будет после указания каталога для отправки исходящих документов или убрав галочку в поле «Выгружать поступившие сообщения в папку "Входящие"».

117
Окно с предупреждением о том, что каталог
для выгрузки входящих документов не указан

Распределять по папкам

Если настроена автоматическая выгрузка в каталог, т.е. отмечен пункт «Выгружать поступившие сообщения в папку «Входящие»», то при включении даного параметра («Распределять по папкам») при получении документов ЭДО в каталоге выгрузки создается вложенная папка с именем ID Документооборота.

Выгружать служебные документы (подтверждения, уведомления, уточнения и т.д.)

Если отметить данный пункт, то кроме первичных документов (писем, формализованных документов- УПД/УКД/Акты/СЧФ/Тогр12) выгружаются и технологические (подтверждения, уведомления, уточнения и т.д.), а также текстовый файл с суффиксом .info, содержащий данные для  автоматической обработки (ID документа, ID Документооборота, дата отправки, дата получения).

Автоматическая отправка документов

Если установить галочку «Автоматическая отправка документов», то для отправки пользователю достаточно будет выложить файлы в указанный каталог.

ВАЖНО!

Для автоматической отправки необходимо указать каталог для отправки исходящих документов.

Если в меню «Сервис» – «Параметры системы» – «Электронный документооборот» – «Папка для исходящих сообщений (писем)» не указать каталог, но установить галочку в поле «Автоматическая отправка документов», то при нажатии кнопки «Сохранить» появится окно с предупреждением о том, что каталог не указан. Закрыть окно «Параметры системы» по кнопке «Сохранить» можно будет после указания каталога для отправки исходящих документов или убрав галочку в поле «Автоматическая отправка документов».

116
Окно с предупреждением о том, что каталог
для отправки исходящих документов не указан

Если параметр «Автоматическая отправка документов» включен (установлена галочка), то программа периодически (каждую минуту) сканирует указанный каталог (и каталоги внутри данного каталога, кроме «Отправленные» и «Ошибочные») и запрашивает у пользователя разрешение на подготовку найденных файлов с документами к отправке контрагенту.

Удалять файлы после подготовки к отправке (остаются в ПП «СТЭК - ТРАСТ», но удаляются из папки)

Если пользователь установит данный параметр, то после подготовки к отправке файлы с документами будут удалены из заданного каталога. Если параметр не установлен, то файлы будут перемещены в каталог «Отправленные» (в случае автоматической подготовки к отправке) или будут оставаться в том же каталоге, откуда они были выбраны (в случае ручной подготовки к отправке).

Папка для отправки исходящих документов

В данном поле указывается каталог, который программа будет постоянно открывать при прикреплении файлов в момент подготовки их (например, при подготовке нового документа для контрагента по кнопке «Выбрать файл(ы)»). Если данное поле не заполнено, то программа «СТЭК - ТРАСТ» открывает каталог, назначенный по умолчанию (TrustClient\TXTReports).
По кнопке открывается окно «Обзор папок», в котором можно выбрать папку, открываемую при прикреплении файлов отчетности.

120
Окно «Выбор папки»

После нажатия кнопки «ОК» в поле «Исходящие» появится полный путь к заданному каталогу:

121
Каталог для отправки исходящих документов

Папка для сохранения входящих документов

При нажатии кнопки открывается окно «Выбор папки», в котором можно выбрать каталог для входящих документов.
Если в данном поле будет указан путь к каталогу, то при выгрузке документа из программы «СТЭК - ТРАСТ» для его сохранения будет предлагаться именно этот каталог.
Если значение поля «Входящие» не заполнено, то программа будет предлагать для сохранения документа каталог по умолчанию. В любом случае, пользователь в момент выгрузки документа может указать нужный каталог.

119
Каталог для сохранения входящих документов

Автоматическая подготовка с/ф к отправке

Если установить галочку «Автоматическая подготовка с/ф к отправке», то для отправки пользователю достаточно будет выложить файлы в указанный каталог.

ВАЖНО!

Для автоматической отправки необходимо указать каталог для отправки исходящих счетов-фактур.

Если в меню «Сервис» – «Параметры системы» – «Электронный документооборот» – «Папка для отправки исходящих счетов-фактур» не указать каталог, но установить галочку в поле «Автоматическая подготовка документа к отправке», то при нажатии кнопки «Сохранить» появится окно с предупреждением о том, что каталог не указан. Закрыть окно «Параметры системы» по кнопке «Сохранить» можно будет после указания каталога для отправки исходящих с/ф или убрав галочку в поле «Автоматическая подготовка документа к отправке».

122
Окно с предупреждением о том, что каталог
для отправки исходящих счетов-фактур не указан

Если параметр «Автоматическая подготовка документа к отправке» включен (установлена галочка), то программа периодически (каждую минуту) сканирует указанный каталог (и каталоги внутри данного каталога, кроме «Отправленные» и «Ошибочные») и запрашивает у пользователя разрешение на подготовку найденных файлов с документами к отправке контрагенту.

Удалять файлы с/ф после отправки (остаются в ПП «СТЭК - ТРАСТ», но удаляются из папки загрузки)

Если пользователь установит данный параметр, то после подготовки к отправке файлы с документами будут удалены из заданного каталога. Если параметр не установлен, то файлы будут перемещены в каталог «Отправленные» (в случае автоматической подготовки к отправке) или будут оставаться в том же каталоге, откуда они были выбраны (в случае ручной подготовки к отправке).

Папка для отправки исходящих счетов-фактур

В данном поле указывается каталог, который программа будет постоянно открывать при прикреплении файлов в момент подготовки их (например, при подготовке нового документа для контрагента по кнопке «Выбрать файл(ы)»). Если данное поле не заполнено, то программа «СТЭК - ТРАСТ» открывает каталог, назначенный по умолчанию (TrustClient\TXTReports).
По кнопке открывается окно «Обзор папок», в котором можно выбрать папку, открываемую при прикреплении файлов отчетности.

120
Окно «Выбор папки»

После нажатия кнопки «ОК» в поле «Исходящие» появится полный путь к заданному каталогу:

124
Каталог отправки исходящих счетов-фактур

Папка для сохранения входящих с/ф

При нажатии кнопки открывается окно «Выбор папки», в котором можно выбрать каталог для сохранения входящих счетов-фактур.
Если в данном поле будет указан путь к каталогу, то при выгрузке документа из программы «СТЭК - ТРАСТ» для его сохранения будет предлагаться именно этот каталог.
Если значение поля «Входящие» не заполнено, то программа будет предлагать для сохранения документа каталог по умолчанию. В любом случае, пользователь в момент выгрузки документа может указать нужный каталог.

123
Каталог для сохранения входящих счетов-фактур

Закладка «Резервное копирование»