В данном разделе описаны следующие приёмы работы с реестром:
•Открытие реестра электронных счетов-фактур;
•Общее описание реестра электронных счетов-фактур;
«Общий реестр с/ф» содержит все документы, подготовленные к отправке или отправленные в адрес контрагента, подтверждения даты отправки, а так же документы, например, ответы контрагента на отправленные документы. В «Общем реестре с/ф» реализованы функции просмотра каждого документа, его печати и выгрузки в файл (как с ЭП, так и без неё).
Открытие реестра электронных счетов-фактур
Открытие «Реестра электронных счетов-фактур» выполняется одним из описанных ниже способов:
•Выбрать меню главного окна программы «ЭДО» – «Электронные счета-фактуры (в старом формате)» – «Общий реестр с/ф».
Главное окно программы. Общий реестр с/ф
•Нажать кнопку «Реестры документов» и в меню выбрать пункт «СТЭК - ТРАСТ ЭДО» - «Электронные счета-фактуры (в старом формате)» – «Общий реестр с/ф».
Общий реестр электронных счетов-фактур
После выполнения одной из вышеперечисленных операций откроется окно «Укажите параметры», в котором можно указать ограничивающие параметры открытия «Общего реестра с/ф»:
•«Статус» - статус состояния отправленного документа (подписан, отправлен, исполнен и т.д.).
•«Продавец». Наименование организации, от имени которой выставлен счет-фактура.
•«Отправитель (Наименование)» - наименование уполномоченного представителя, если документация предоставляется уполномоченным представителем.
•«Покупатель». Наименование организации, для которой выставлен счет-фактура.
•«Получатель (наименование)» - наименование уполномоченного представителя, если документация предоставляется для уполномоченного представителя.
•«Направление» - Входящее или исходящее.
•«Период с» - дата, с которой была представлена документация (дата представления документации определяется по дате подтверждения отправки документа от Оператора ЭДО). Например, все документы, отправленные с 01 марта 2013 года.
•«Период по» - дата, по которую была представлена документация (дата представления документации определяется по дате подтверждения отправки документа от Оператора ЭДО). Например, все документы, отправленные до 31 марта 2013 года.
Окно «Укажите параметры» для реестра электронных счетов-фактур
Значения в полях параметров выбираются из выпадающего списка по кнопке 
.
Если в параметрах не указать никаких значений, «Общий реестр с/ф» откроется со всеми документами, которые были отправлены/получены с момента начала работы в программе «СТЭК – ТРАСТ».
Документы, подготовленные к отправке контрагенту, со статусом «НОВЫЙ, доступны для работы в «Общем реестре с/ф» вне зависимости от указанных в параметрах загрузки реестра дат.
По кнопке «ОК» в окне «Укажите параметры» открывается «Общий реестр с/ф», содержащий документы, соответствующие указанным параметрам.
Общее описание реестра электронных счетов-фактур
«Общий реестр с/ф» содержит информацию о документах, подготовленных или отправленных контрагентам и пять дополнительных кнопок.
Если при открытии «Общего реестра с/ф» пользователем были заданы параметры, то в верхней части реестра указывается название реестра, а слева под дополнительными кнопками указываются параметры, с которыми реестр был открыт. Выход из реестра выполняется по кнопке «Закрыть» в верхней правой части окна реестра.
Общий реестр с/ф
Далее приведено описание полей «Общего реестра с/ф»:
•«Отправитель». Отображается наименование отправителя.
•«Продавец». Отображается наименование контрагента, за которого был выставлен счет-фактура.
•«Получатель». Отображается наименование представителя контрагента.
•«Покупатель». Отображается наименование контрагента, которому выставлен счет-фактура.
Из всех вышеперечисленных полей по кнопке 
можно открыть справочник «Абоненты Системы» или справочник «Реестр контрагентов» (в зависимости от выбора поля). Для этого необходимо щелкнуть курсором мыши в поле, которое интересует пользователя (текст должен выделиться) и нажать кнопку 
.
Открытие справочника «Абоненты Системы» в «Общем реестре с/ф» из поля «Получатель»
•«Статус». Поле отображает состояние обработки документа. Цвет для данного поля определяется его значением.
•«Направление». Отображается направление документа. Входящее или исходящее.
•«Тема». Отображается тема сообщения.
•Группа «Дата/время документа/подтверждения СОС». В данной группе полей отображаются реквизиты отправленной (подготовленной) документации.
•«ID документооборота». Служебное поле. Отображает идентификатор отправленного документа.
•«ID связанного документооборота». Служебное поле. Отображается идентификатор входящего (ответного) документа.
Общий реестр с/ф. Поля реестра и кнопки
Информация в «Общем реестре с/ф» представлена построчно по каждому документу и отражает состояние документа на момент просмотра реестра.
Далее приведено описание кнопок «Общего реестра с/ф»:
•Сменить параметры. С помощью данной кнопки открывается окно «Укажите параметры», в котором можно указать новые ограничивающие параметры для открытия реестра электронных счетов-фактур.
•Новый счет-фактура. С помощью данной кнопки открывается окно «Выбор файла с счетом-фактурой» для подготовки нового документа к отправке.
•Подписать / Снять подпись. Данная кнопка активна в том случае, если курсор мыши установлен на документе со статусом «НОВЫЙ» или «ПОДПИСАН». С помощью данной кнопки на документ со статусом «НОВЫЙ» устанавливается ЭП абонента (уполномоченного представителя). Если документ имеет статус «ПОДПИСАН», то с помощью кнопки «Подписать / Снять подпись» ЭП с документа снимается и статус принимает значение «НОВЫЙ».
•Отправить уведомление об уточнении С/Ф. С помощью данной кнопки формируется документ с запросом на уточнение на счет-фактуру, устанавливается на него ЭП абонента (уполномоченного представителя). Пользователь по кнопке "Отправить/получить" сможет отправить данное уведомление в адрес контрагента.
•Подробно. С помощью данной кнопки открывается раздел с закладками, содержащими все документы, которые получены в рамках электронного документооборота на отправленные документы. Каждый документ можно просмотреть, распечатать, выгрузить в файл и проверить корректность ЭП в документе.
•Сменить статус на «Уточнен». После прочтения документа рекомендуется нажать на кнопку в правом верхнем углу окна, для того, чтобы при получении последующих документов не путаться в поисках новой корреспонденции.
В «Общем реестре с/ф» каждый документ помечается одним из предусмотренных программой «СТЭК - Траст» статусов. Каждому статусу соответствует свой цвет (для более простого визуального контроля). Статус отображается в поле «Статус» в «Реестре электронных счетов-фактур» и меняется в зависимости от того, на каком этапе доставки (прохождения документа) находится документ.
Статусы документов:
•НОВЫЙ (серый цвет) – документ подготовлен к отправке, но не подписан ЭП. При выходе на связь такой документ не будет отправлен контрагенту.
•ПОДПИСАН (желтый цвет) – документ подготовлен к отправке и подписан ЭП абонента (уполномоченного представителя). При выходе на связь он будет отправлен контрагенту.
•ОТПРАВЛЕН (голубой цвет) – документ отправлен, но не доставлен до сервера Оператора ЭДО. Возможно, пользователем еще не получено подтверждение даты отправки (чтобы убедиться в этом, необходимо выполнить несколько сеансов связи с сервером Оператора ЭДО). Если статус документа в течение 2-х часов не поменяется, необходимо в срочном порядке обратиться в службу технической поддержки Оператора ЭДО, возможно, отчетность не поступает на сервер Оператора ЭДО по каким-то техническим причинам.
•ЗАРЕГИСТРИРОВАН СОС (сиреневый цвет) – документ поступил на сервер Оператора ЭДО и на него сформировано «Подтверждение даты отправки», в котором зафиксирована дата отправки документа.
•ДОСТАВЛЕН (зелёный цвет) – документ поступил контрагенту и на него сформировано извещение о получении. Абонент получает «Извещение о получении» от контрагента. Если документ не прошел первичный форматно-логический контроль на рабочем месте у контрагента или имеются какие-то другие ошибки, не связанные с содержанием документа, в адрес абонента направляется документ «Сообщение об ошибке» (закладка «Ошибка» в разделе «Подробно»), статус документа становится «ОШИБКА».
•ТРЕБУЕТСЯ УТОЧНЕНИЕ (красный шрифт) – документ поступил контрагенту, но в нем содержатся неточности. Абоненту направляется документ «Уведомление об уточнении», в котором содержится необходимых исправлений. При получении «Уведомления об уточнении» абоненту рекомендуется исправить указанные ошибки и повторно отправить документ контрагенту.
•ОШИБКА (красный цвет) – при обработке документа были выявлены ошибки. Перечень ошибок указан в закладке «Ошибки» в разделе «Подробно».
•УТОЧНЕН (белый цвет) - на отправленное пользователем уведомления об уточнении получен уточняющий документ.
•ПОЛУЧЕН (белый цвет) - полученный счет-фактура принят пользователем.
В «Общем реестре с/ф» по кнопке «Подробно» открывается раздел, содержащий документы, которые пользователь отправляет контрагентам и получает от контрагентов, а так же подтверждения от Оператора ЭДО и информации об ошибках.
При повторном нажатии кнопки «Подробно» раздел закрывается.
Документы в разделе «Подробно» располагаются по закладкам. Наименование закладки соответствует содержащемуся в ней типу документа. Перемещение по закладкам выполняется курсором мыши (кликом курсором мыши на названии закладок).
Раздел «Подробно»